一切从简

来自人民日报转的微博:快速整理资料+大脑。有修改。

很多时候发现自己效率不高,其实是由于没有对自身的整理。
像找书一样,在自家的书箱里找一本书都很难,在图书馆找20本数据都很容易。道理是类似的。
《断舍离》中描述的对自己的整理,但是我还没看完。
从网上看到对身边物品的整理,很有感触,就摘录了下来。

整理

分层次登记管理物品与任务:使用频率、重要程度

文件放置井井有条,减少寻找时间。

  • 问题:找不到想要的东西干着急
  • 解决:
    • 桌面永远保持干净
    • 上层抽屉:方便取用
    • 中层抽屉:暂时存放
    • 下层抽屉:长期存放

办公桌配置原则

  • 问题:永远不能第一时间找到要找的东西
  • 解决:
    • 每个抽屉存放的东西是固定的
    • 用过的物品放回原处
    • 离开公司前整理好桌面

要删的文件暂时先留着

  • 问题:删完就后悔了
  • 解决:准备临时文件夹,定期统一清理

经常使用的文件放桌面

  • 问题:找文件耗时
  • 解决:在桌面恰当放置少量快捷方式

为电子邮件建档

  • 解决:建立指定文件,进行一级分类。

小记

  1. 及时写
  2. 多次看

客户名称加上职称

  • 问题:将材料交给对方确认,对方看到自己被“直呼其名”,气氛尴尬
  • 解决:
    • 在名片上写清详细信息
    • 通讯录写清公司/职位

手册上方注明日期和主题

  • 问题:记得以前有个创意,但是找不到了
  • 解决:注明日期、主题,查找时多些辅助信息

所有信息注明来源

  • 问题:“Tobin,你从哪里听来的消息。”“(⊙o⊙)…额,忘了。”
  • 解决:为每条从外部获取的信息注明来源。

记下常去的餐馆

  • 问题:“Tobin,等下带个新人到外面去吃饭。”“啊?去哪里吃。。。”
  • 解决:时常留意记下还不错的餐馆。

记下注意事项/条件

  • 问题:“啊,让我想下还有什么要讲的?好像没有就散了吧。” 。。。“额。漏了讲XXX。”
  • 解决:好记性不如烂笔头。

专业

摆脱学生气

永远要有B计划

  • 问题:客户否决第一计划后,自己无话可回,悻悻然回去继续写方案。
  • 解决:Plan B,想得要更多,给客户的感觉更专业。

除了懊恼,还要给出方向

  • 问题:“这个怎么没做好?我不是告诉过你吗?”“恩。。哦。。好。。”
  • 解决:结合现状给出自己的判断,并给出安排计划。不要一味点头。

备份是工作常识

  • 问题:“断电啦!!!刚刚还没保存。。”
  • 解决:多保存几次,同时做好版本管理。

组织商谈的注意事项

  • 问题:“啊?不是说好今天下午开会的吗?我都大老远跑来了”
  • 解决:
    • 组织/打电话要心中有谱,确认好:
      • 对方负责人姓名
      • 商谈内容
      • 时间地点
      • 出席的人员名单
      • 商谈需要准备的资料
      • 对方的联系方式
    • 特别重要的会议,一定要发邮件/打电话再次确认。

使用笔记

  1. 两个笔记本就够了

    • 一个写待办列表
    • 一个写各种记录
  2. 笔记本做索引

    • 笔记本的第二页,用于制作笔记本目录
  3. 给笔记本足够留白

    • 问题:没地方写了!涂涂改改好难看!
    • 解决:适当留白,留给后面添加/修改的空间;适当空行。
  4. 金字塔原理记笔记

    • 问题:即使笔记做了也还是不知道重点在哪里
    • 解决:在笔记开头、每段开头,就写结论
  5. 5W2H

    • 谁(WHO)为什么(WHY)在什么时候(WHEN)在哪里(WHERE)做了什么(WHAT)
    • 怎么做的(HOW)?花了多少钱/时间/成本?(HOW MUCH)
  6. PDCA

    • 计划(Plan)->行动(Do)->回顾(Check)->改善(Action)
    • 每个步骤记录在笔记本上

本文作者:Tobin
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